卷内文件目录由以下几部分组成：

（1）顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写，如1、2、3……。

（2）文号：文件制发机关的发文字号，如校字[2004]19号。

（3）责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者，如成人高教自考生成绩单档案，责任者为人大成教学院。

（4）题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，并在前后加［ ］。

会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的对应关系。

（5）日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号，如2004.3.30。没有责任者、年、月、日的文件材料，要考证清楚，及时补上。

（6）页号：卷内有文字的页面均应编号。