书写材料、载体材质不符合规范要求不利于档案文件的长时间保存，尤其是圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写的字迹非常容易扩散，造成字迹模糊难以辨认。因此，起草文件的时候就必须对纸张、墨迹材料从严要求，必须使用蓝黑墨水、碳素墨水、签字笔或墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。尤其是领导及有关人员签批文件时，更不能使用不符合规范的材质。

打印的文件材料应采用激光打印，避免使用喷墨打印方式。